Protocolo para juntas
Ramón Núñez R.
Basándome en la propuesta de ceyusa… aquí les propongo un protocolo con más detalles para la realización de las juntas del Grupo Linux Bajío.
PROTOCOLO PARA LA ORGANIZACIÓN DE JUNTAS MENSUALES DEL GLIB
Suposiciones:
a) La reuniones se realizan el último sábado de cada mes.
Protocolo:
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En la misma junta se propondrá el lugar de la siguiente o siguientes sedes dentro de determinado periodo de tiempo para tener presente una agenda bien organizada de eventos.
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Dos semanas antes de la junta, el anfitrión publicará el anuncio en la página del grupo, como aviso de confirmación, o en su caso para proponer algun cambio por cualquier incidente que pudiera presentarse.
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En caso de presentarse anomalías, el anfitrión en cuestión, deberá presentar un sustituto si es necesario, con 2 semanas de anticipación a la junta, respetándose los temas propuestos y la ciudad que se seleccionó en la agenda de eventos. De lo contrario, la junta será pospuesta para el próximo mes en caso de que no existiera aún la siguiente sede en la agenda de eventos, de ser así, la junta quedará en propuesta para la próxima fecha libre.
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Se enviará un correo electrónico con el anuncio a todos los miembros del Grupo Linux Bajío.
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Si no se propusieron los temas y actividades de una reunión en la agenda de eventos, deberán tenerse listas a más tardar una semana después de la última junta, en caso de tratarse de la próxima reunión. Es obligación del anfitrión invitar a los expositores y proponer dinámicas.
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Una semana antes de la reunión, el anfitrión solicitará confirmaciones con la respectiva agenda propuesta para la junta en un mensaje que posteará a la página del GLIB. Así también, deben existir por lo menos 10 confirmaciones de asistencia por parte de los participantes para garantizar la realización de la junta y evitar su cancelación.
Ventajas que le veo al hacerlo de esta manera:
- Mayor organización en el momento de presentar la siguiente sede.
- Evitamos retrasos de tiempo (importantes), en la propuesta del próximo anfitrión, y en su caso que no lo haya.
- Mayor tiempo para planear nuestras actividades y la seguridad de la realización de la junta, por lo menos tenemos una propuesta presente de anfitrión dentro de determinado tiempo (planearíamos bien la agenda de eventos), de esta manera evitamos que las juntas se recorran…
Espero sus comentarios con respecto a este protocolo, y realizar los ajustes necesarios lo más pronto posible.
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